恪盡職守、埋頭苦干，以堅(jiān)守致敬平凡。檔案館克服人手少、時(shí)間緊、任務(wù)重的困難，團(tuán)結(jié)協(xié)作、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、有效創(chuàng)新，有序地進(jìn)行暑期學(xué)生檔案工作。截至7月30日，已整理投遞畢業(yè)生檔案4026卷，接收研究生新生檔案2652卷，接待查閱檔案320余人次，做到“人走檔案走、人到檔案到、人查檔案有”。

科室聯(lián)動(dòng)，全館統(tǒng)籌團(tuán)結(jié)協(xié)作。暑期伊始，檔案館就進(jìn)入了繁忙的“學(xué)生檔案工作季”：畢業(yè)生檔案整理投遞、研究生新生檔案接收、學(xué)生檔案閱檔查詢，這三項(xiàng)工作將貫穿整個(gè)暑期，每天辦理業(yè)務(wù)的人員絡(luò)繹不絕，咨詢電話響個(gè)不停。面對(duì)人手緊缺這一困難，全館召開暑期學(xué)生檔案工作專題研討會(huì)，并形成共識(shí)，抽調(diào)2名人事檔案人員協(xié)助畢業(yè)生檔案投遞，4名熟悉學(xué)生檔案業(yè)務(wù)的人員隨時(shí)替補(bǔ)；全館上下齊動(dòng)手，騰空會(huì)議室整理畢業(yè)生檔案；培訓(xùn)全體人員接聽咨詢電話，保證學(xué)生檔案室暑期一直有人值班，并能及時(shí)處理學(xué)生檔案事宜。在全館人員的共同努力下，暑期學(xué)生檔案各項(xiàng)工作得以有條不紊地開展。

流程管控，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致確保無誤。“檔案工作，再嚴(yán)謹(jǐn)亦不為過”。畢業(yè)生檔案投遞主要包括畢業(yè)生材料收集、整理、復(fù)核、裝袋、密封、寄送、查詢等諸多環(huán)節(jié)。每卷畢業(yè)生的檔案材料少則6件，多則13件，任一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，任一份材料出現(xiàn)錯(cuò)誤，都會(huì)直接影響畢業(yè)生的工作和升學(xué)。為做到“零失誤”，檔案館梳理工作流程，分三階段、六步驟，標(biāo)注“易錯(cuò)點(diǎn)”并隨時(shí)監(jiān)督記錄，嚴(yán)格流程管控。投遞工作前，與各學(xué)院輔導(dǎo)員、教務(wù)處、就業(yè)辦等聯(lián)系，催繳各項(xiàng)畢業(yè)生材料；移交材料清點(diǎn)無誤后，再進(jìn)行兩次核對(duì)，確保每一個(gè)檔案袋里的材料準(zhǔn)確、齊全；每一個(gè)畢業(yè)生的所有檔案材料核對(duì)無誤后，進(jìn)行第一次封檔，檢查騎縫章是否完好，再放入高校畢業(yè)生檔案專用袋，進(jìn)行二次密封；寄發(fā)EMS前再次核查地址、人名。在此過程中，做到流程管控、責(zé)任到人，每份必核、隨機(jī)抽查。

數(shù)據(jù)利用，有效創(chuàng)新便捷高效。“人走檔案走、人到檔案到、人查檔案有”是檔案館確立的學(xué)生檔案工作目標(biāo)。學(xué)生檔案系統(tǒng)建成后，檔案館人員花費(fèi)大量時(shí)間，把所有學(xué)生檔案進(jìn)出庫的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)并一一核對(duì)。“學(xué)生檔案數(shù)據(jù)”始終處于激活的狀態(tài)，只要是“發(fā)生過”的事情，系統(tǒng)都能立馬“想起來”給出正確的答案。積極利用學(xué)生檔案大數(shù)據(jù)，除了緩解檔案館高峰期工作量大、人手不夠的困境外，更重要的是學(xué)生檔案離校和入校后，學(xué)生可以隨時(shí)隨地登錄系統(tǒng)查看自己的檔案動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解檔案去向，極大方便了畢業(yè)生和新生。自2018年始，檔案館郵寄學(xué)生檔案都以官方短信予以告知，得到了一致好評(píng)。今年則進(jìn)一步完善，把系統(tǒng)數(shù)據(jù)和短信內(nèi)容結(jié)合起來，將“離校日期、郵政單號(hào)、檔案接收單位及其詳細(xì)地址”以短信形式告知每一位畢業(yè)生。

在學(xué)校建設(shè)高水平大學(xué)的關(guān)鍵時(shí)期，檔案館直面困難、努力創(chuàng)新，以堅(jiān)守致敬平凡，以專業(yè)追求卓越，打造獨(dú)具特色的上理檔案文化，進(jìn)一步滿足師生、校友和社會(huì)的需求，服務(wù)學(xué)校高水平大學(xué)建設(shè)。

整理學(xué)生檔案

供稿：檔案館